”Mitä se oikeasti tarkoittaa?”- Yksilön hyötyä etsimässä
Solution, added value, excellence, profitable growth, performance oriented organization… Viestitäänkö teillä muutoksesta tällaisella kielellä?
Kun me Prewisen asiantuntijat aloitamme uuden hankkeen asiakkaamme kanssa, motiivina on organisaation muutostarve. Muutos voi olla uusi tapa toimia, uusi tapa palvella asiakasta tai vaikkapa uuden työvälineen käyttöönotto. Muutosta on yleensä jo pitkään valmisteltu ja se on kiteytetty sanalliseen muotoon. Sen jälkeen pitäisi valittu kohderyhmä saada ymmärtämään ja sisäistämään muutos tavalla, joka tekee suunnitelmista totta.
Siellä me sitten istumme, joukko asiakkaan edustajia ja me Prewisen asiantuntijat, ja katsomme seinälle heijastettuja fraaseja, muutoksen sanallista muotoa. Ratkaisu, lisäarvo, tulos-orientoitunut, asiakaskeskeinen, käyttäjälähtöinen, proaktiivinen…
Kiteytykset ovat vain pitkällisen pohdinnan jäävuoren huippu. Kaikki me ymmärrämme, että saadaksemme yksilön motivoitumaan, hänelle tulee antaa vastaus kysymykseen: ”Mitä minä tästä hyödyn?”
 |
| Prewisen suunnittelupäällikkö Eevi Kuokkasen mukaan muutostilanne vaatii rohkeutta kaivaa konkretiaa esille hienojen sanojen takaa. |
Matka ylätason visiosta yksilön arkeen on pitkä, ja vastausta voi olla vaikea löytää. Realismia on, että yhtiön etua ei aina koeta yksilön eduksi. Ympäripyöreä, abstrakti lupaus ei sekään juuri motivoi tai kannusta.
Korkean tason kiteytys voi olla vaikkapa tyyppiä ”Olemme asiakassuuntautunut organisaatio.” Jotta pääsemme perille siitä, mitä tämä merkitsee valitulle kohderyhmälle, kysymme (vähintään) viisi kertaa "Mitä tämä tarkoittaa?"
Menetelmä on vapaasti sovellettu jatkuvan parantamisen metodeista. Samalla tavalla kuin Viisi kertaa miksi -kysymyssarjalla voidaan päästä perimmäisen syyn jäljille, me etsimme omilla kysymyksillämme perimmäistä merkitystä. Ja silloin voimme löytää ne aidot hyödyt, joita yksilö muutoksesta saa. Pääsemme motivoinnin lähteelle.
Rohkeus ja rehellisyys avainasioita muutosviestinnässä
Jossain vaiheessa ketju voi myös tuoda esille seikkoja, jotka yksilö voi kokea hyvinkin negatiiviseksi. Jos emme ole löytäneet niitä ajoissa, niistä voi kasvaa oppimisen ja omaksumisen este ja osa vahvaa muutosvastarintaa. Rehellisyys on muutoksen edellytys etenkin silloin, kun organisaatiossa ollaan jo valmiiksi varuillaan ja muutosta epäillään. Esimerkissämme näitä negatiivisiakin puolia on helppo löytää, mutta tarpeeksi sitkeä kysyminen tuo lopulta esiin muutoksen myönteisyyden:
- Olemme asiakasorientoitunut organisaatio.
- Työskentelemme matriisissa.
- Jokaisella on vähintään kaksi raportointisuhdetta.
- Raportointi lisääntyy.
- Raportoinnin myötä näkyy, mihin aika aidosti menee ja mikä tuottaa tulosta.
- Voit keskittyä olennaiseen, turhat ja turhauttavat tehtävät raivataan minimiin.
Menetelmä on yksinkertainen, mutta se edellyttää monia asioita. Kohderyhmän todelliset olosuhteet on tunnettava, vastauksia on annettava rehellisesti ja ennen kaikkea: on oltava rohkeutta kaivaa konkretiaa esille hienojen sanojen takaa.
Abstraktioita ja kiteytyksiäkin tarvitaan, mutta ne ovat vain muutoksen kansilehti. Todellisuus tehdään toiminnalla. Uskalla katsoa sanojen taakse ja kysy: "Mitä tämä oikeasti tarkoittaa?"
Teksti: Eevi Kuokkanen